Automatización del Procesamiento de Documentos con Inteligencia Artificial

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¿Qué papel tiene la Inteligencia Artificial en la automatización del procesamiento de documentos?

Beneficios de automatizar tareas del procesamiento de documentos corporativos.

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Inteligencia Artificial y Procesamiento de Documentos

Es realmente increíble vivir en la era de transformación e innovación tan espectacular en la que estamos inmersos. La tecnología impulsa las formas en las que nos comunicamos y en cómo realizamos los proyectos, para que cada vez seamos más rápidos y eficaces en nuestra vida personal y profesional.

Lo cierto es que nunca antes fue tan fácil hacer negocios. La velocidad de las comunicaciones hace que las tareas diarias se aceleren de forma extraordinaria y la implementación de los avances tecnológicos en los puestos de trabajo es un eje fundamental para que el cambio continúe.

Con la Inteligencia Artificial (IA) estos cambios se están acrecentado exponencialmente. En éste artículo hacemos un poco de historia, indagaremos sobre los inicios de la digitalización, explicaremos cómo fue la llegada de internet y los buscadores y para terminar explicaremos cómo la IA está mejorando y perfeccionando el procesamiento de los documentos.

Del papel a la era digital

Antes de la digitalización, tal y como la conocemos a día de hoy, los procesos corporativos eran largos y pesados. Los documentos con los que trabajaban las empresas estaban únicamente en formato físico y requerían ser transportados de un lugar a otro para que la cadena de operaciones pudiese continuar su curso.

El primer instrumento diseñado para la transmisión de imágenes al formato digital, por medio de métodos eléctricos, fue el telediágrafo. Su funcionamiento residía en dibujar la imagen en una lámina de estaño, utilizando una tinta no conductora de goma-laca con alcohol, para que a continuación se fijase en un rodillo que trabajaba como transmisor. Mientras tanto, un lápiz óptico estaba sincronizado con el aparato y, línea por línea, recibía y enviaba la imagen que pretendía digitalizarse.

Más tarde, en 1907,  Édouard Belin inventó el belinógrafo. Un aparto más sofisticado, que permitía enviar fotografías de un continente a otro mediante una fotocélula, con la misión de escanear una imagen y transmitirla a través de la línea telefónica.

En la década de los 40, con el comienzo de los ordenadores, se avanzó en la digitalización ya que las máquinas empezaban a ayudar en diferentes tareas realizando múltiples cálculos. Y en los 80, con los primeros escáneres digitales, en lugar de enviar los documentos por fax, se empezaban a almacenar dichos documentos en formato digital en la memoria de un ordenador.

La llegada de Internet y los buscadores

Los menores de 20 años quizás no recuerden cómo era la vida antes de internet. Pero la realidad es que con la llegada masiva de internet a nuestros hogares y puestos de trabajo, pasamos a vivir en un mundo totalmente diferente al que estábamos acostumbrados. Y el resultado final es que ahora los datos, literalmente, vuelan en la red.

Hagamos de nuevo un poco de historia. Para hablar de los inicios de internet tendríamos que remontarnos a la década los 50, cuando BELL crea el primer módem que permitía transmitir datos binarios sobre una línea telefónica simple. Pero no es hasta las décadas de los 80 y 90 cuando se realizan los avances más significativos: se empiezan a conectar una gran cantidad de ordenadores, se pasa del sistema ARPANET al World Wide Web (o Red Informática mundial) y se crea el primer buscador de la historia, Wandex, que permitiría una búsqueda por palabras en cualquier página web.

Como curiosidad podemos señalar que uno de los predecesores de Wandex fue Aliweb, que hoy en día sigue funcionando.

En la actualidad, sin duda alguna, el buscador hegemónico por excelencia es Google. La empresa, principal subsidiaria de la multinacional estadounidense Alphabet Inc., es el indiscutible líder del mercado de las búsquedas online, elegido como el buscador principal en España por más del 96% de usuarios y también a nivel mundial con un 92% del total del mercado.

Digitalización, automatización e IA en los puestos de trabajo

A día de hoy, la mayor parte de los documentos importantes para las organizaciones están en formato digital: se envían por correos electrónicos, están anclados para su descarga en portales de interés estratégicos o se crean desde dispositivos móviles para lanzar la información clave a la red.

La cantidad tan abrumadora de datos que necesita ser procesada por las empresas es tan inmensamente grande, que hace que se convierta en un trabajo extremadamente complicado y tedioso para ser ejecutado por medio de una persona.

Además, el procesamiento de la información y los documentos acarrea consigo un alto porcentaje de error humano. La Inteligencia Artificial ya dispone de sofisticadas herramientas para automatizar y optimizar esas tareas y agilizar el funcionamiento de las compañías.

Vamos examinar algunos casos prácticos de cómo utilizar IA para el procesamiento de documentos:

Extracción de Información:

Una de las tareas más arduas de realizar por un humano y que más valor proporciona en un sistema impulsado por técnicas de Inteligencia Artificial, es la extracción de datos clave en grandes bases documentales.

Para un profesional, por muy especializado que esté en ese determinado tipo de documentos, extraer información relevante en documentos de elevada amplitud es un trabajo tedioso, que implica de gran dedicación y atención, al mismo tiempo que está altamente sujeto a realizarse con errores.

Un software impulsado con Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN), es capaz de procesar grandes cantidades de documentos, localizar y extraer los datos relevantes y presentarlos a los usuarios de forma que realmente aporte valor. Mejorando así el tiempo de respuesta del profesional y aportando más valía a su función en la empresa.

Clasificación de Información:

Se dice que la información es poder. Por lo tanto, cuanta más información disponga más poder se conseguirá. No obstante, en plena época del Big Data, los datos sin ser debidamente procesados y clasificados no aportan el valor que realmente debieran.

Las fuentes de datos más utilizadas para la realización de análisis de Big Data en empresas españolas en 2018 son principalmente: Los datos generados por los mismos empleados, los datos por geolocalización a partir de dispositivos portátiles, los datos de proveedores externos y datos generados por medios sociales.

La clasificación de esa información, según los criterios empresariales deseados, es de vital importancia para conseguir ejecutar estrategias comerciales eficientes. La Inteligencia Artificial es de gran valor, ya que puede catalogar información de bases estructuradas y desesctucturadas en tiempo récord.

Relación entre los datos:

Si en un aspecto son efectivos los sistemas impulsados Inteligencia Artificial es relacionando datos y encontrando patrones. Encontrar esos modelos de información por medio de la evaluación del ser humano sería muy costoso o, directamente, imposible.

Las máquinas encargadas de rastrear y encontrar relaciones entre datos, que en un principio no están relacionados entre sí, consiguen aumentar el nivel de precisión a la hora de desarrollar y planificar estrategias empresariales fuertes y duraderas.

Búsqueda de Información:

El tiempo de ejecución de un proyecto es cada vez más importante para que ese proyecto sea un éxito. Llegar tarde a la hora de entregar una solicitud, por buscar la información correspondiente, puede conllevar a la pérdida de oportunidades fructíferas para la compañía.

La búsqueda y el fácil acceso a esa información relevante mediante técnicas de Inteligencia Artificial marca la diferencia entre conseguir o no una oportunidad de negocio. Los sistemas de búsqueda en bases documentales con IA consiguen identificar en segundos lo que a un humano podría llegar a ser llegar a ser horas o días.

Valor Añadido de los sistemas de IA para la automatización de procesado de documentos

Pero lo que de verdad termina por convencer a los ejecutivos de las empresas a la hora de implementar IA para el procesamiento es el gran valor añadido que se consigue con ellos.

Algunos ejemplos que valen la pena ser señalados:

Elaboración de informes automáticos:

Con toda la información recopilada por el RPA, o el sistema desarrollado para el procesar la documentación, se pueden generar informes a medida de las necesidades de cada cliente.

La información estructurada es procesada con técnicas de Generación de Lenguaje Natural, para crear textos que tengan sentido para los humanos.

Creación de alertas:

La Inteligencia Artificial instalada en los sistemas actuales puede trabajar constantemente para informar a los usuarios y alertarles de situaciones excepcionales que requieran de su atención.

Mientras el programa está procesando los documentos, tiene la capacidad de evaluar si un evento es lo sufrientemente importante y relevante cómo para priorizarlo, crear una alerta para informar al profesional  y sugerir acciones a tomar, basándose en comportamientos anteriores.

Hacer predicciones:

Con la ayuda de los datos y los resultados obtenidos después de su procesado, un sistema profesional de procesado de documentación puede llegar a generar predicciones a tiempo futuro. Esto es de gran utilidad para los gerentes y administradores de las empresas, ya que alivia incógnitas referentes a diferentes escenarios que podrían llegar a suceder y ayuda a la toma de decisiones.

En resumen

Automatizar el procesamiento de documentos con sistemas impulsados con Inteligencia Artificial ayuda a incrementar la productividad de la empresa, mejora la eficiencia de los departamentos implicados y oxigena las finanzas reduciendo los costes de la organización. Pero, su verdadero valor está en cómo ayudan a mejorar la ejecución de las tareas, cómo optimizan los procesos y cómo reevalúa la imagen de la marca posicionándoles como líderes en innovación.

Podríamos decir que, al igual que los buscadores de internet agilizan y nos hacen más rápidos para realizar nuestras tareas personales diarias, los sistemas profesionales con Inteligencia Artificial consiguen automatizar el procesamiento de documentos de forma más sencilla. Logrando alcanzar los objetivos de las empresas más rápido y diferenciándolas de los competidores.

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