Automatización: Pasado, Presente y Futuro

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Personalización y automatización: Las claves de la tecnología aplicadas a la satisfación del cliente.

El futuro de la automatización en las compañías pasa por incorporar sistemas con Inteligencia Artificial.

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El futuro de la automatización en las empresas
La automatización es la revisión automática de varios sistemas de control y la tecnología por la cual una tarea o proceso se realiza con la asistencia mínima por parte de un humano.
Según un estudio de la consultora estratégica McKinsey, aproximadamente la mitad de las actividades (que no profesiones) realizadas por trabajadores humanos podría ser automatizada.

La automatización robótica de procesos, en inglés RPA (Robotic Process Automation), aumentó su mercado global un 63% en el 2018 y Gartner predice que los ingresos del software RPA alcanzarán los 1.300 millones de dólares en el 2019.

Las empresas Españolas siguen avanzando en sus procesos de implantación de tecnologías inteligentes. KPGM afirma que el 47% de las empresas nacionales ha invertido más de 8 millones de euros (10 millones de dólares) de media en proyectos de automatización inteligente.

La automatización en los procesos empresariales

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Procesos de automatización

Macros and Scripts

Ambas técnicas de automatización son un grupo de instrucciones destinadas a ser ejecutadas por un sistema informático. Los macros y los scrips permiten a los usuarios realizar tareas de forma mecánica, utilizando una sola aplicación que es impulsada por sistemas de reglas.

RPA (Robotic Process Automation)

Mientras que una macro o script es lineal y fijo, los RPA son dinámicos. Pueden «aprender» y responder a los estímulos, acumulando conocimiento de los procedimientos a lo largo del tiempo, por lo que se vuelven «más inteligentes».

Process Orchestration

Se denomina “Process Orchestration” al medio por el cual se ejecuta un proceso y se supervisa y administra a lo largo de todo su ciclo de vida. Gracias al Process Orchestration se pueden rediseñar los procesos comerciales utilizando herramientas y sistemas software con el fin de modificar la mano de obra y optimizar los flujos de trabajo.

Intelligent automation

También llamados IPA ( Intelligent Automation Process ). El objetivo de estos sistemas es imitar el comportamiento de un usuario final, mediante el uso de aplicaciones inteligentes. Los IPA utilizan RPA e Inteligencia Artificial (IA) para identificar patrones. Aprenden con paso del tiempo de uso y llegan a ser capaces de hacer predicciones.

Autonomous Intelligence

Estos sistemas llevan a cabo conjuntos de operaciones con algún grado de independencia o autonomía. Automatizan los procesos de toma de decisiones sin la necesidad de incorporar la intervención humana.

Inteligencia Artificial y Computación Cognitiva, ¿cuál es la diferencia?

El término “Computación Cognitiva” (Cognitive Computing) se usa de forma general para referirse a los sistemas que imitan el funcionamiento del cerebro humano y ayudan a mejorar la toma de decisiones.

Estas plataformas abarcan el Aprendizaje Automático (Machine Learning), el Razonamiento automático, el Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN), el Reconocimiento del Habla y la Visión (reconocimiento de objetos), la interacción Persona-Ordenador (IPO), los agentes conversacionales y la Generación Narrativa, entre otras tecnologías.

El valor añadido de los RPA

La implementación de sistemas RPA en los procesos corporativos es más que mejorar el ROI (Return Of Investment). 

Desglosemos algunos de los principales valores añadidos de los RPA.

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7 valores añadidos de un RPA

Velocidad de procesamiento

En general, los RPA pueden procesar transacciones de forma más rápida que un humano.

Mejora de la precisión

Los RPA pueden reducir de forma significativa los errores humanos.

Disponibilidad 24/7

Los sistemas de RPA están disponibles 24h ininterrumpidas los 7 días de las semana.

Reducción de costes

Normalmente las licencias de los sistemas RPA tienen un coste menor que el importe medio de un trabajador humano.

Escalabilidad

Los RPA pueden responder de forma ágil y veloz al crecimiento de la compañía, ya sea por motivos orgánicos o de adquisición.

Potenciador de talento

Las prioridades del trabajo de los profesionales cambiarán después de introducir un RPA en la empresa. Los RPA fomentan la innovación, la estrategia y fortalecen otras facetas de los trabajadores que ayudarán al crecimiento de la empresa.

Incremento de Ingresos

Los RPA pueden mejorar los ingresos gracias a un ciclo de ventas más corto, simplificando y optimizando las interacciones con los clientes y empleados.

¿Qué tareas puede hacer un RPA?

El RPA ayuda a las empresas a automatizar tareas repetitivas mejorando su agilidad y ayuda a focalizar el trabajo de sus profesionales en operaciones que realmente aportan valor a la compañía.

Tareas que se pueden completar con un RPA:

  • Búsqueda de registros.
  • Enrutar los correos electrónicos a los departamentos correspondientes.
  • Seleccionar y compendiar datos.
  • Cumplimentar formularios.
  • Introducir y extraer datos o información importante.
  • Dar de alta, actualizar o eliminar registros.
  • Realizar cálculos.
  • Creación de informes con datos actualizados y en tiempo real.
  • Archivar transacciones ya completadas.

¿Cómo implementar con éxito un sistema de automatización?

Los sistemas de automatización parecen fáciles y simples de implementar, pero la realidad es que necesitan de planificación extensa, coordinación de acciones y gran cantidad de rigor para una integración exitosa. Además, es necesario identificar en cada caso la plataforma de RPA idónea.

Para un desarrollar e integrar de forma satisfactoria uno o varios sistemas de automatización recomendamos seguir los siguientes pasos:

Prueba de concepto

Empezar con una prueba de concepto ayudará a que se entienda mejor sus funciones y beneficios en la empresa y activará el entusiasmo en todas las partes de la implicadas.

Toma de decisiones

La resistencia al cambio es uno de los mayores inconvenientes a la hora de integrar un sistema de automatización, incluso si es por el bien de los individuos y del conjunto total de la compañía.

Reúna a todas las partes interesadas en el desarrollo del sistema antes de comenzar el proyecto, muéstreles los beneficios y hágales parte de la toma de decisiones para que la implementación se realice de forma uniforme.

Elección de los procesos

La elección del primer conjunto de procesos a automatizar es crítico para que todo el sistema sea un éxito. Las tareas iniciales tienen que ser aquellas en las cuales el éxito sea  más fácil de conseguir y la transición de unas tareas a otras requieran de menos conflictos. Una vez la primera fase sea un éxito, habrá un mayor apoyo y receptividad en todas las partes de la organización.

Expectativas

Los beneficios de los sistemas automáticos son muchos. Establezca expectativas que se puedan completar de forma realista. Evite fundar esperanzas que se sitúen fuera del alcance de la herramienta y no cree una euforia desmesurada en torno al RPA. Deje que la gente se sorprenda con los resultados finales en lugar de antes de comenzar el camino.

Sostenibilidad

Céntrese en oficializar dentro de la empresa la estructura y la gobernanza del sistema para administrar de manera productiva las automatizaciones. Proteja una estrategia holística para construir, reformar y mantener el talento dentro de su empresa.

Conclusiones

Las viejas fórmulas de administración y soporte de los procesos corporativos están transformándose para agilizar la reacción y la efectividad de las empresas.

Las antiguas tareas del equipo de Back-Office se empiezan a desmantelar y se convierten en nuevos métodos, impulsados por tecnologías emergentes y disruptivas, que capitalizan la fuerza de trabajo y ofrecen un nuevo horizonte de posibilidades.

Los líderes de las empresas están focalizando sus proyectos de innovación en potenciar la automatización dentro de la organización, con los objetivos de mejorar las habilidades de los profesionales y conseguir la satisfacción del cliente.

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