La importancia del RPA en los Recursos Humanos

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La mayor parte de los directivos de HHRR desconoce el potencial de los RPA (Robotic Process Automation)

La automatización es la asignatura pendiente de los Recursos Humanos.

En un reciente informe, desarrollado por Future for Work Institute y Meta4, se afirma que el 46% de los responsables de HHRR desconocen la existencia de soluciones RPA (Robotic Process Automation) para automatizar y optimizar sus procesos rutinarios.

Además, otro 37% de los encuestados dice que el nivel de conocimiento sobre sistemas que ayuden a automatizar los procesos de trabajo en sus departamentos es muy bajo o prácticamente inexistente.

Por otra parte, el 10% de los encuestados dice estar en un proceso de implantación de soluciones que incorporan automatización con RPA. El informe termina diciendo que menos del 3% de los directivos de RRHH (el 2,6%) tiene integradas soluciones RPA en sus empresas.

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Fuente: “La robotización de procesos de RRHH en las empresas españolas”

El estudio, titulado “La robotización de procesos de RRHH en las empresas españolas”, proporciona el grado de conocimiento e integración de los RPA en un área de la empresa realmente clave si se busca es gestionar de forma óptima el capital humano.

El informe pone de manifiesto que el conocimiento de las soluciones RPA, en el ámbito de la gestión de personas, está todavía poco explorado en el ecosistema español.

A día de hoy, la gestión de su capital humano en las empresas se encuentra con diversas problemáticas, ya que precisan de la implantación de soluciones tecnológicas más ágiles, que ahorren gastos, que tengan mayor escalabilidad y que ofrezcan seguridad en el tratamiento de datos, así como una mejora en la experiencia del usuario.

¿Qué es RPA (Robotic Process Automatión)?

Tal y como comentábamos en otras entradas del blog, la automatización automática de procesos mediante la utilización de software especializado se denomina “Robotic Process Automatión”.

El RPA es el segmento de más rápido crecimiento en software empresarial, habiendo pasado de ser una plataforma principalmente por los proveedores BPO, a ser integrada y ejecutada en otras capas del abanico empresarial.

Los RPA clásicos se limitan a cubrir las necesidades relacionadas con procesos estructurados y relativamente simples, en los que se necesita poca o ninguna interpretación.

Un RPA Cognitivo es un escalón más en el proceso de automatización, capaz de añadir habilidades cognitivas gracias a la alianza con la Inteligencia Artificial.

El desarrollo e integración de RPA cognitivo es un proceso complicado y requiere del acompañamiento de expertos, pero proporciona grandes beneficios, ya que es capaz de automatizar procesos semi-complejos. Por ejemplo, un RPA Cognitivo podría ser capaz de interpretar una gran cantidad de textos para después realizar alguna acción determinada.

Los beneficios de incluir RPA van mucho más allá de reducir costes y podríamos destacar los siguientes:

  • Flexibilidad y escalabilidad.
  • Mejora de la eficiencia.
  • Reducción de los tiempos de ejecución.
  • Procesamiento rápido y ágil en grandes cantidades de datos.
  • Detalle de la captura de datos más preciso.
  • Mejora de la moral del empleado (ya que dedicarán su tiempo a tareas más gratificantes)
  • Centrado en conseguir la satisfacción del cliente.
  • Permite adjudicar más tiempo dentro de la organización para la innovación.

¿Cómo puede un RPA ayudar al departamento de Recursos Humanos?

Deloitte identifica que más del 50% de los procesos estándar de RRHH se podrían automatizar con sistemas RPA, proporcionando un ahorro del 10-20% en los recursos humanos y en los procesos comerciales generales.

Todas estas tareas realizadas por los profesionales de recursos humanos y susceptibles de ser automatizadas son generalmente repetitivas. Además, algunas de ellas son altamente tediosas y propensas a ser ejecutadas con errores humanos, afectando entonces al normal funcionamiento del departamento.

Estos errores pueden verse reflejados, por ejemplo, en: problemas con la administración de las nóminas, errores durante la gestión de reclutamiento o mala estrategia durante la administración del talento dentro de la compañía.

Estos son algunos procesos del departamento de Recursos Humanos, que se pueden ver beneficiados con la integración de un RPA:

  • Elaboración de nóminas adaptadas a la normativa fiscal.
  • Procesado de CV de candidatos durante la selección de candidatos para cubrir un puesto.
  • Monitorización de las ausencias o las bajas por enfermedad de los empleados.
  • Procesado y seguimiento de las modificaciones de la empresa en la Seguridad Social.
  • Control y liquidación de los gastos de los empleados.
  • Auditoria de las horas de trabajo.
  • Atención al empleado.
  • Formación.

¿Cuál es la mejor forma de integrar RPA en la empresa?

Para conseguir una correcta integración de sistemas RPA en los procesos de los departamentos de su compañía aconsejamos tener en cuenta los siguientes puntos:

Definir una hoja de ruta

Es importante tener claros los objetivos del RPA y alinearlos con las metas estratégicas de la organización.

No solo es importante determinar las áreas susceptibles de ser automatizadas en términos de eficiencia, sino también en experiencia del usuario.

Evaluar y seleccionar correctamente el proceso que se automatizará.

Es importante que los líderes encargados de integrar el RPA conozcan el proceso que se piensa automatizar.

Para ello es necesario tener una visión clara de las tareas que se van a tratar, de principio a fin. De esa forma se podrá reconocer que podrá automatizar y qué no.

Conocer y elegir correctamente la tecnología y el proveedor de RPA

Seleccionar la tecnología más adecuada servirá para que el proyecto sea un éxito.

Descubra cuál es el proveedor que mejor se adecua a sus necesidades y busque sinergias que encajen con su visión corporativa.

Administrar de forma controlada las expectativas

Gestionar de forma adecuada las expectativas de los usuarios será primordial para éxito de la integración y desarrollo del proyecto.

Explique a los usuarios las capacidades y límites del RPA de antemano y manténgales incluidos en el proceso.

Hitos e implantación gradual

Las Pruebas de Concepto (PoC – Proof of Concept)  y un calendario de hitos, permitirán hacer un seguimiento de la integración que ayude a tener una integración que cumpla las expectativas.

Esto también ayudará a conocer los problemas simples, descubrir más en profundidad la tecnología y resolverá los inconvenientes que se encuentren durante la implantación y desarrollo de la herramienta en su compañía.

Mantenimiento

Es importante definir bien los roles de las personas y los robots que se implicarán en los nuevos procesos que acarreará el RPA.

Hable con su proveedor para descubrir cómo van a mantener el sistema, qué tareas van a realizar de forma regular para asegurar que la herramienta mantendrá una eficiencia aceptable y cómo se tratarán las situaciones excepcionales.

Conclusiones

Los directivos y encargados de coordinar las acciones del departamento de Recursos Humanos pueden encontrar en las soluciones RPA una valiosa herramienta para optimizar el trabajo de sus profesionales y mejorar la eficiencia de la empresa.

Las empresas que se posicionen de forma anticipada en la integración de sistemas RPA, verán incrementado su valor en el mercado, al mismo tiempo que conseguirán aumentar la satisfacción del cliente.

Automatizar los procesos con RPA ayudará a mejorar la moral de los empleados, ya que dedicarán sus esfuerzos a realizar tareas mucho más satisfactorias y gratificantes.

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